Wie suchen eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d)
für unsere „Virtuelle Vereinsgeschäftsstelle“
Ab 01. Oktober 2026 | 75 % einer Vollzeitstelle | 29,25 Wochenstunden | Minden
Ehrenamt stärken. Vereine entlasten. Sport gestalten.
Sportvereine leben vom Ehrenamt – doch der Verwaltungsaufwand wird immer größer. Genau hier setzt unser Modellprojekt „Virtuelle Vereinsgeschäftsstelle“ an.
Der Kreissportbund Minden-Lübbecke e.V. baut gemeinsam mit Sportvereinen aus dem Mühlenkreis eine professionelle Serviceeinheit auf, die Vereinsvorstände bei administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Damit schaffen wir Freiräume für das, worauf es im Verein wirklich ankommt: Sport, Gemeinschaft und Zukunftsgestaltung.
Für diese spannende Aufgabe suchen wir zum 01. Oktober 2026 eine engagierte
Verwaltungsfachkraft (m/w/d)
Ihre Aufgabe
Sie werden Teil eines innovativen Modellprojekts und übernehmen als zentrale Ansprechperson administrative Aufgaben für die beteiligten Sportvereine. Dabei arbeiten Sie eigenständig, serviceorientiert und eng mit den Vereinsvorständen sowie der Projektleitung des Kreissportbundes zusammen.
Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:
- eigenständige Bearbeitung anspruchsvoller Verwaltungs- und Geschäftsvorgänge
- Bearbeitung von Anliegen der Vereinsmitglieder, z. B. Beitrittserklärungen, Kündigungen und Bescheinigungen
- Unterstützung bei der Organisation des Sportbetriebs, z. B. bei Hallenbeantragungen und Beschaffungen
- Vertragsbearbeitung und Unterstützung im Vertragsmanagement, insbesondere mit Trainerinnen, Übungsleiterinnen und Honorarkräften
- Bearbeitung des täglichen Post- und E-Mail-Eingangs
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
- Unterstützung bei Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Haushaltsangelegenheiten
- Mitwirkung bei Fördermittelanträgen, Verwendungsnachweisen und Berichten
- vorbereitende Tätigkeiten für Steuererklärungen
- Unterstützung bei der Verwaltung von Vereinsliegenschaften
- Pflege und Nutzung cloudbasierter und digitaler Verwaltungsstrukturen
- Ansprechpartner*in für Vereinsmitglieder, Vorstände, Behörden, Fördermittelgeber und weitere Kooperationspartner
Die Aufgaben orientieren sich am jeweiligen Bedarf der beteiligten Projektvereine und werden in Abstimmung mit der Projektleitung weiterentwickelt. Das Stellenprofil sieht eine höherwertige Sachbearbeitung mit anspruchsvollen administrativen, koordinierenden und fachlich vertieften Tätigkeiten vor.
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsorientierte Berufsausbildung, z. B. als Fachkraft für Büromanagement, Sport- und Fitnesskauffrau/-mann oder Verwaltungsfachkraft, oder eine vergleichbare Qualifikation
- idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung
- wünschenswert sind Erfahrungen im Non-Profit- oder Vereinsbereich
- fundierte Kenntnisse bzw. Interesse an Vereinsrecht, Gemeinnützigkeitsrecht und Haushaltswesen
- Erfahrungen im Umgang mit Fördermitteln und öffentlichen Zuwendungen sind von Vorteil
- sehr gute organisatorische und analytische Fähigkeiten
- eine selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich und lösungsorientiert aufzubereiten
- Freude an digitalen Arbeitsweisen und die Bereitschaft, neue digitale Möglichkeiten für eine moderne Vereinsverwaltung einzusetzen
- Identifikation mit den Zielen des gemeinnützigen Sports
Das erwartet Sie
Eine Aufgabe mit Sinn und Gestaltungsspielraum.
Sie arbeiten an einem zukunftsorientierten Modellprojekt mit, das neue Wege in der Unterstützung von Sportvereinen erprobt. Ziel ist es, ehrenamtlich tätige Vorstände spürbar von Verwaltungsaufgaben zu entlasten und ihnen wieder mehr Raum für strategische Vereinsentwicklung zu geben.
Wir bieten Ihnen:
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld im gemeinnützigen Sport
- die Möglichkeit, eine neue „virtuelle Vereinsgeschäftsstelle“ aktiv mit aufzubauen
- Gestaltungsspielraum bei der Entwicklung moderner Verwaltungsprozesse
- ein Arbeitsumfeld mit engem Kontakt zu unterschiedlichen Sportvereinen und deren ehrenamtlich Engagierten
- flexible Arbeitszeiten und – soweit für die Aufgabe geeignet – Homeoffice-Anteile
- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
- die Einbindung in die Geschäftsstelle des Kreissportbundes Minden-Lübbecke
- eine Beschäftigung im Umfang von 75 % einer Vollzeitstelle (29,25 Wochenstunden)
Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den TVöD VKA je nach individuelle Voraussetzung in der Entgeltgruppe 7 oder 8
Nicht Ihre Aufgabe – und gerade deshalb interessant
Damit Sie sich auf die professionelle Vereinsverwaltung konzentrieren können, gehören insbesondere Öffentlichkeitsarbeit und Social Media, die Erstellung von Presse- und Jahresberichten, Liga- und Wettkampfmanagement sowie die Organisation von Vereinsveranstaltungen und Events nicht zum vorgesehenen Aufgabenbereich.
Werden Sie Teil unseres Projekts!
Sie möchten Ihre Verwaltungskompetenz für eine gute Sache einsetzen? Sie arbeiten gerne selbstständig, behalten auch bei unterschiedlichen Anliegen den Überblick und haben Freude daran, gemeinsam mit ehrenamtlich engagierten Menschen praktische Lösungen zu entwickeln?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, gemeinsam mit Ihnen Vereinsarbeit im Mühlenkreis zukunftsfähig zu gestalten.
Kreissportbund Minden-Lübbecke e.V.
Hahler Str. 112
32427 Minden
Bewerbung: h.schemmann@ksb-ml.de
Bewerbungsschluss: 25. September 2026
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Behinderung oder persönlichem Hintergrund. Entscheidend sind Ihre Qualifikation, Ihre Motivation und Ihre Freude an der Arbeit für den Sport.